Lavorare con Di.As.Pro. Difensore Civico della Regione Lombardia

Il Sistema di workflow documentale (Di.As.Pro.) progettato per il Difensore Civico della Regione Lombardia e realizzato da DML e ZeroDelta, consente di gestire il flusso di ogni tipo di atto dell’Ufficio. Queste le sue caratteristiche principali:

Sistema Web Based

Il programma Di.As.Pro. è web-based, non richiede cioè l’installazione di un applicativo software presso le singole postazioni (PC) degli utenti ma può essere fruito via Internet, collegandosi al uno specifico dominio web dopo aver inserito le proprie credenziali di accesso.

Tale approccio permette di evitare ogni costo di re installazione di release successive.

Inoltre, spostando la logica applicativa sul solo server non è richiesto nessun tipo di programma software installato sul singolo PC dell’utente.

Autenticazione utenti

Ulteriore significativo vantaggio dell’approccio web-based è la possibilità di collegarsi da remoto, in caso di necessità, previa autenticazione in base al modello di protezione applicato, gettando così le basi per una organizzazione fondata sul telelavoro.

Per aumentare il livello di sicurezza del sistema è stato introdotto un secondo livello di protezione, mediante una seconda combinazione di username e password comune, nota solo al personale dell’Ufficio del Difensore Civico, che potrà essere cambiata periodicamente solo dall’Amministratore del Sistema.

Profilazione Utenti

Di.As.Pro. prevede la profilazione degli operatori: permette cioè di attribuire ai diversi profili funzioni e livelli operativi differenti:

I profili attualmente previsti in Di.As.Pro. sono:

• Difensore civico

• Dirigente

• Funzionari

• Segreteria

• Punto Informazioni

A ciascun Profilo corrisponde un elenco di visualizzazioni e funzionalità abilitate; per esempio solo il Dirigente ed i Funzionari possono creare un documento in uscita in risposta ad un’istanza ricevuta, così come la protocollazione o la gestione anagrafica è attribuita alla Segreteria. Grazie a Di.As.Pro. è possibile per ciascun Profilo conoscere esattamente quali sono le attività a suo carico e interagire con il sistema per gestire e ottimizzare il personale carico di lavoro.

Dematerializzazione delle pratiche

Di.As.Pro. consente di gestire tutte le fasi inerenti alla gestione di una pratica in maniera completamente digitalizzata. Infatti, tutti I documenti in ingresso ed in uscita sono memorizzati all’interno del sistema e facilmente ricercabili mediante il menu di ricerca. Non è quindi più necessaria l’archiviazione fisica, cartacea, di tutti I documenti e dei fascicoli, con non solo un notevole risparmio in termini di costi di stampa ma anche di archiviazione.

Centralizzazione dei dati

Di.As.Pro.consente di ridurre al minimo, se non dieliminare, ogni attività ripetitiva: una volta inserita l’informazione nel sistema, o dagli operatori o generata automaticamente dal sistema stesso, essapuò sempre essere richiamata automaticamente in ogni altro atto implicato nella procedura che lo riguarda.

Automazione del flusso di lavoro

Grazie aDi.As.Pro.si evita al Personale dell’Ufficio dieffettuare azioni ripetitive, a basso valore, e comunque non esenti da potenziali errori di digitazione; inoltreDi.As.Pro.grazie all’automazione, snellisce e velocizza gran parte del flusso, garantendo al contempo una regolarizzazione di tipo procedurale.