Vantaggi e funzionalità - Lavorare con Di.As.Pro. Difensore Civico della Regione Lombardia
Eliminazione di attività ripetitive
Di.As.Pro. permette di ridurre al minimo, se non di eliminare, ogni attività ripetitiva: una volta inserita un’informazione, infatti, (ad es., il numero di protocollo, l’anagrafica delle persone fisiche o giuridiche, l’oggetto, la classificazione, etc. …), essa può sempre essere richiamata automaticamente.
Ad esempio, l’informazione inserita da un operatore coinvolto nel flusso è disponibile in tempo reale a tutti gli altri operatori interessati; e ancora, i dati anagrafici di ogni interlocutore sono automaticamente inseriti da Di.As.Pro. in ogni corrispondenza a lui destinata nell’ordine stabilito dall’operatore; ovviamente, i protocolli vengono attribuiti e gestiti automaticamente dal sistema.
Maggiore regolarità procedurale.
L’implicito controllo che deriva dall’automazione di ogni singolo passaggio consente poi una maggiore regolarità procedurale: è, infatti, il sistema ad evidenziare la correttezza dei singoli passaggi, ed esercitare un controllo sulle scadenze e, insomma, ad evitare le conseguenze di distrazioni o dimenticanze, sempre possibili.
Riduzione Controlli e Verifiche
L’utilizzo di modelli di documenti predefiniti, opportunamente inseriti nel sistema (templates), con i campi e le informazioni (protocollo, data, anagrafica, data e riferimenti della pratica, oggetto, firma) solleva Funzionari e Segreteria da controlli e verifiche permettendo di agire con maggiore celerità ed efficacia: i Funzionari possono concentrarsi esclusivamente sui contenuti delle risposte; inoltre è garantita uniformità e coerenza formale della documentazione prodotta dall’Ufficio.
Maggiore Livello di Sicurezza
Infine, la gestione automatizzata degli itinera realizza un maggiore livello di sicurezza nella gestione dei testi: questi infatti possono essere modificati solo da alcuni e certi operatori del sistema, impedendo, quest’ultimo, a chiunque non sia autorizzato di intervenire sul testo.
Maggiore Trasparenza e aggiornamenti real-time
A questi vantaggi sul piano della speditezza e della sicurezza dell’attività dell’Ufficio altri se ne connettono sul piano della pubblicità e della trasparenza, da un lato, e dell’organizzazione dell’attività amministrativa stessa dall’altro.
Di.As.Pro., infatti, memorizza, senza bisogno di alcuna attività aggiuntiva, ogni singola movimentazione di ciascun atto e conseguentemente viene a formare, in tempo reale, un immenso archivio digitale che è in grado di dare in ogni momento a chiunque (secondo i livelli di autorizzazione) lo stato di avanzamento di tutti gli atti in via di formazione in quello stesso momento.
Inoltre l’archivio è in grado di dare informazioni sulla quantità e sulla qualità dell’attività svolta e in svolgimento e dunque di intervenire sull’organizzazione amministrativa.
Creazione report Automatici
Di.As.Pro. permette inoltre di creare reports e statistiche in tempo reale sulle attività (es. numero pratiche lavorate mensilmente, tipologie di pratiche, etc.), disponibili e visualizzabili anche dal cittadino attraverso il sito web pubblico del Difensore civico.
La gran massa di dati memorizzati, infatti, può essere variamente elaborata in modo da formare puntuali statistiche temporali e quantitative su tutta l’attività dell’Ufficio (forme di reporting).
